Vous utilisez toujours le papier ? Il y a une meilleure façon de remplir un formulaire de bon de travail, et les avantages sont nombreux. Lisez la suite pour découvrir toutes les façons dont l’abandon du papier au profit d’un logiciel peut être bénéfique pour votre entreprise, et lui permettre de se développer.

Éliminez les inefficacités dans votre processus de formulaire de bon de travail

Avec un système de formulaire de bon de travail sur papier, vous comptez sur un répartiteur pour calculer l’acheminement et la programmation de la journée d’un technicien. Tout changement qui survient au cours de la journée ou pendant que le travail se déroule doit être communiqué dans les deux sens entre le tech et le bureau, ce qui coûte un temps précieux.

Avec un logiciel de bon de travail, les tâches de votre journée sont tracées sur un calendrier numérique, triées par tech, géographie, compétences spéciales ou autres critères. Toute votre équipe peut obtenir une vue instantanée des tâches de la journée, et filtrer pour ne voir que celles qui les concernent. Mieux encore, vos techniciens sont libres de se concentrer sur la réalisation des tâches et le brassage de la paperasse.

Améliorer l’image de votre entreprise

Nous sommes arrivés à un moment où l’utilisation d’un système de bons de travail sur papier vous fait paraître peu professionnel par rapport à la concurrence. Les bons de travail sur papier ont un impact environnemental et des coûts durs plus importants, mais les dépenses pour votre entreprise sont bien plus importantes que cela.

L’impression que fait un logiciel de bons de travail auprès d’un client est largement supérieure à celle des bons de travail sur papier. Vos travaux et vos heures d’arrivée peuvent être confirmés par e-mail, offrant ainsi une meilleure expérience globale au client. Votre technicien peut discrètement s’enregistrer et quitter le travail sur son smartphone, et même déclencher une facture lorsque le travail est terminé.

Ils peuvent également éviter de perdre du temps (et de laisser une mauvaise impression) en n’ayant pas à passer des appels téléphoniques tout au long de la journée pour communiquer les modifications du programme quotidien avec le bureau. Les changements dans votre logiciel de bon de travail sont possibles instantanément, que ce soit par le personnel administratif ou les techniciens. Ces changements peuvent n’avoir que peu ou pas d’interruption pendant que les techs sont sur place chez votre client.

Faire moins d’erreurs

Le papier se mouille. Il souffle dans la brise ou tombe derrière le siège du camion. Les adresses manuscrites peuvent comporter des erreurs et être difficiles à lire. Les changements en milieu de journée peuvent bouleverser le timing de la journée d’un technicien si vous manquez un ordre de travail en raison d’un classement ou d’une tenue de registre inexacte.

Les logiciels, en revanche, n’oublient jamais. Des fonctionnalités que nous considérons tous aujourd’hui comme acquises, comme la correction automatique et la complétion automatique, permettent d’éviter d’innombrables erreurs, notamment lors de la saisie des adresses. Des informations précises et complètes sur les emplois sont facilement accessibles, et tout le monde y a accès.

Tracer votre travail avec des enregistrements précis

Les relations avec les clients sont importantes. Peut-être ne pouvez-vous pas demander à vos techniciens de se familiariser personnellement avec les clients. Pourtant, une bonne tenue des dossiers peut leur permettre de se familiariser avec l’historique du client.

Un logiciel de bons de travail peut vous donner une image précise de l’historique des services précédents d’un client. Il peut suivre la garantie ou la demi-vie de tout matériel que votre entreprise a vendu ou installé. Il peut vous alerter lorsqu’un client remplit les conditions requises pour bénéficier de remises sur le volume ou d’autres incitations. Par-dessus tout, il peut aider à fournir une constance de service qui transformera les nouveaux clients en clients réguliers.

Gardez une tarification cohérente

La tarification individualisée de vos services facilite l’estimation ou le devis des travaux. Votre logiciel de bon de travail peut faire les calculs pour vous. Vous pouvez calculer le coût d’un travail en fonction du calendrier, des services, des pièces, et plus encore. Vous éliminerez également plus d’erreurs potentielles de se produire.

Améliorer au fur et à mesure

Un formulaire de bon de travail sur papier ne peut pas vous en dire beaucoup sur les performances de votre équipe après coup. Il faudrait beaucoup de mathématiques pour déterminer le temps de déplacement, le temps par travail, le revenu par travail, le revenu par technicien, ou toute autre métrique importante pour votre entreprise. Avec un logiciel de bons de travail, vous pouvez suivre les performances de tous ces éléments (en fait, vous pouvez suivre plus de 60 métriques différentes) et trouver des moyens de vous améliorer constamment.

Ces améliorations, aussi mineures soient-elles, peuvent s’additionner au fil du temps et contribuer réellement à votre rentabilité. Trouvez de meilleures façons d’acheminer vos déplacements entre les emplois. Attribuez plus de travaux aux équipes qui performent plus rapidement. Identifiez vos techniciens ou équipes les plus performants et les moins performants, et récompensez-les ou formez-les pour corriger les inefficacités. Vous devez avoir une image précise des performances de votre entreprise. L’identification de vos forces et de vos faiblesses peut être l’ingrédient clé pour obtenir un avantage sur votre concurrence.

Intéressé par la façon dont vous pouvez mettre en place un système de formulaire de bon de travail basé sur un logiciel dans votre entreprise ? Réservez une démo gratuite et privée.