Le tampon encreur figure parmi les outils de bureau incontournables pour les personnes morales. Il permet d’authentifier les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise, à ne citer que les contrats de travail, les factures et les bons de commande. Alors que vous envisagez de commander le tampon de votre société, considérez les informations obligatoires.

Les informations utiles

Un tampon professionnel sert à véhiculer l’image de l’entreprise. Les destinataires d’un document provenant de l’enseigne devraient avoir des informations complètes. Afficher uniquement le logo ne serait pas suffisant. D’ailleurs, cet élément n’est pas obligatoire.

Suivant l’article R123-237 du Code du commerce, l’entreprise doit afficher les données suivantes sur son tampon professionnel :

• Le nom de l’enseigne
• La forme juridique
• Le SIRET, SIREN et APE
• La mention RCS
• L’adresse du siège social
• Les contacts

Pour une entreprise qui opère à la fois au niveau national et international, il faut inscrire le numéro de TVA intracommunautaire. Lors de la validation et l’authentification des documents administratifs et commerciaux, il faut ajouter une date et une signature près du tampon professionnel.

Le choix du cachet de son entreprise

Alors que vous avez déjà une idée sur les informations à mentionner, inscrivez-les sur un papier ou un document numérique. Vous aurez à proposer les données complètes au professionnel qui se chargera de la fabrication du tampon encreur.

En règle générale, les textes seront arrangés sur 8 lignes au maximum, y compris le logo. Ce dernier prendra généralement 2 lignes. Des informations seront rassemblées sur une seule ligne, à ne citer que le nom de l’enseigne et sa forme juridique, ainsi que le SIRET et la mention RCS. Le tampon professionnel est un instrument personnalisé. Il convient ainsi de choisir la police. La taille du texte dépendra des dimensions de l’encreur. En ce qui concerne la forme, la plupart des professionnels misent sur les tampons rectangulaires et carrés. Ci-dessus quelques modèles rectangulaires et leurs dimensions respectives :

• Trodat Printy 4926 : 75 x 38 mm. 8 lignes ;
• Trodat Printy 4914 : 64 x 26 mm. 6 lignes ;
• Trodat Printy 4915 : 70 x 25 mm. 6 lignes ;
• Trodat Printy 4913 : 58 x 22 mm. 5 lignes ;
• Trodat Printy 4912 : 47 x 18 mm. 4 lignes ;
• Trodat Printy 4911 : 38 x 14 mm. 3 lignes ;
• Trodat Printy 4910 : 29 x 9 mm. 2 lignes.

Quid du mécanisme du tampon professionnel ?

Le mécanisme du tampon définit sa facilité d’utilisation. Vous trouverez principalement le tampon encreur en bois. Ce modèle traditionnel requiert un encreur séparé. Il faut toucher l’encreur avant de tamponner un document.

Afin de pratiquer un seul geste lors de l’authentification d’un document, oubliez le tampon avec encreur séparé. Misez sur l’auto-encreur métallique ou en plastique. Il présente un design moderne et peu encombrant. Pour les agents de terrain, il est important de commander un encreur de poche. Ce modèle est facile à transporter grâce à sa taille réduite.

Les différents types de tampon utiles pour une entreprise

Dans le cadre de son activité, une société peut être amenée à utiliser différents types de cachet. Il y a tout d’abord le tampon d’entreprise à proprement parler. Ce dernier est personnalisé en fonction des caractéristiques de votre compagnie. Il contient de nombreuses informations cruciales : dénomination, coordonnées, numéro de téléphone…

Le tampon à formule standard a également une fonction primordiale pour une entreprise. Il est utilisé pour l’organisation. Ce dispositif permet de mieux trier, mieux classer et mieux gérer les documents ainsi que les courriers. Il vous donne la possibilité d’apposer des textes standards comme « Reçu le », « Relance », « Payé », « Bon à payer », etc.

Pour le suivi de dossiers, documents et courriers en tout genre, l’usage d’un tampon dateur s’avère également nécessaire. Il vous sert, par exemple, à indiquer la date de paiement d’une facture. Ce type de cachet est muni d’un dispositif à encrage manuel en plus d’une empreinte chiffrée qui peut être réglée grâce à un petit tour de molette.

Pour finir, on peut mentionner le tampon numéroteur. Ce modèle peut être intéressant si vous souhaitez définir l’ordre dans lequel des documents ou des dossiers ont été émis.