Le secteur de l’enseignement supérieur se tourne de plus en plus vers les solutions de dématérialisation pour la gestion des établissements. Depuis l’inscription jusqu’à la vie estudiantine, en passant par la phase d’admission, les solutions cloud permettent de simplifier les différentes tâches. Informez-vous davantage sur ce sujet ici.

Simplifiez le processus d’inscription des futurs étudiants grâce à la dématérialisation

Dans l’enseignement supérieur, l’inscription des étudiants fait partie des processus les plus lourds à gérer. Pour alléger la charge, les solutions de dématérialisation permettent de générer automatiquement les formulaires afin d’accélérer les démarches.

Mettez en lumière les conditions d’admission

La prise de contact est la phase qui précède l’inscription proprement dite. Elle regroupe l’ensemble des démarches qui permettent au candidat de recueillir toutes les informations nécessaires liées à sa candidature. Pour simplifier ce processus, l’outil de gestion aide les établissements à faire la lumière sur les formations proposées et comment y accéder. Cette section, généralement dénommée « admission », comporte les pièces à fournir, le niveau d’étude requis, les délais d’inscription…

Dans une autre rubrique, on peut aussi consulter les conditions d’admissibilité des anciens étudiants, des étrangers, des nationaux et des apprenants qui appartiennent à l’Union européenne. L’objectif est de permettre à tout le monde de s’imprégner des différentes informations nécessaires avant d’entamer l’inscription.

Générez les formulaires d’inscription

Le logiciel de gestion permet de générer automatiquement le formulaire d’inscription pour chaque formation. Celui-ci est hébergé sur un portail externe ou directement sur le site de l’école. Ce formulaire, qui ressemble souvent à un questionnaire, est la première liaison entre l’école et le candidat. Selon le site Season, vous pouvez le personnaliser sur la base des données de votre institution. L’étudiant sélectionne le programme pédagogique souhaité et renseigne ses coordonnées personnelles avant la validation. En fonction des éléments paramétrés, l’outil permet d’accéder à l’étape suivante pour créer et envoyer la demande de candidature.

Augmentez les gains de temps et d’argent

L’outil de dématérialisation est un levier important pour faire des économies dans une école. Désormais, vous n’avez plus besoin d’engager un personnel spécifique pour gérer la prise de contact. Le site internet constitue dorénavant la vitrine de votre université. Elle met en exergue les activités qui s’y déroulent. De plus, vous dépensez moins dans l’impression des brochures et fiches utilisées lors des inscriptions. La démarche est automatisée, accélérée et facilitée.

Une gestion plus pratique des dossiers de candidature reçus

L’outil de gestion vous permet d’avoir une vue macro sur les dossiers de candidature. Il vous permet aussi de suivre en temps réel le travail des membres de votre équipe.

Ayez une vue globale sur toutes les candidatures

Le dashboard de l’outil de gestion vous permet de suivre toutes les inscriptions. Au fur et à mesure que les dossiers sont envoyés, vous recevez une notification. Pour chaque programme, on peut connaître le nombre exact de candidats inscrits. Cela permet de définir les places restantes et le budget prévisionnel de ce département pour couvrir les charges annuelles.

De plus, pour vous alléger la tâche, le logiciel enregistre les candidatures en fonction des spécificités. Les étudiants sont classés suivant leur sexe, leur nationalité et le niveau d’étude. Ces différentes précisions facilitent la sélection des futurs apprenants par le comité mis en place.

Suivez en temps réel le processus d’évolution de votre équipe

L’outil de dématérialisation augmente les performances de toutes les équipes. Il permet aux responsables de suivre en temps réel le travail de ses collaborateurs sur les dossiers de candidature.

Chaque profil peut créer un tableau de bord personnalisé pour mieux dynamiser ses tâches. Les analyses sont automatiques et les chiffres sont bien visibles pour faciliter le suivi. En un clic, le responsable peut accéder à ses métriques pour prendre les meilleures décisions qui s’imposent.

Les autres avantages de la dématérialisation des inscriptions en écoles supérieures

La dématérialisation des inscriptions aide à mieux suivre le parcours de vos étudiants et d’améliorer la qualité de vos services. Il vous aide aussi à créer un climat d’échange favorable avec les utilisateurs.

Automatisez les processus métiers

Dès que la candidature est reçue par le responsable de la formation, il est en mesure d’échanger avec le candidat sur sa motivation. C’est l’étape dédiée à la soumission de documents supplémentaires pour compléter le dossier au besoin. Dans ce sens, la dématérialisation du processus métier offre des solutions intéressantes pour évaluer efficacement les candidatures, contrôler les informations et ajouter des questions supplémentaires. Vous pouvez aussi prévoir des tests en ligne et automatiser le processus d’approbation interne pour aller vite. Le logiciel permet aussi d’enregistrer les candidatures en provenance des canaux externes tels que Parcoursup, manuellement et par e-mail.

Offrez une bonne expérience aux utilisateurs

Facilitez le quotidien de tous vos collaborateurs, ainsi que celui de vos étudiants. Sur le coup, l’outil de dématérialisation permet à tout le monde d’accéder aisément aux données qui concernent son domaine. Par un simple geste, le secrétariat peut envoyer des notes importantes à la totalité des candidats. Ces derniers ont également la possibilité de consulter leur admission sur le site web.

Les journées portes ouvertes sont mentionnées sur la page d’accueil du site pour favoriser l’intégration des futurs apprenants. En ce qui concerne les nouveaux bacheliers, les parents ont aussi la possibilité de consulter le dossier de leurs enfants directement grâce au logiciel intégré. Ils peuvent suivre l’évolution des listes d’attente, faire des recours ou encore envoyer des mails de demande d’explication.

Améliorez la qualité de vos services

L’outil de dématérialisation vous permet de mieux gérer les différents départements de votre établissement. Pour cela, si vous mettez des hébergements à la disposition des apprenants, il vous aide à faire les répartitions. Vous pouvez connaître exactement le nombre de places restant, les prochaines dates de libération et bien d’autres informations utiles pour mieux gérer le budget dédié à cette section.

D’un autre côté, les étudiants ont aussi la possibilité d’envoyer directement les plaintes à partir d’un formulaire disponible sur la plateforme. Le service d’accueil reçoit systématiquement la notification du message. Ce processus raccourcit les longues démarches et permet aux étudiants d’être plus proches de leur administration.

Par ailleurs, on peut aussi saisir automatiquement les données médicales de tous les apprenants. Enfin, l’inscription d’un étudiant en ligne permet d’éviter plusieurs intermédiaires dans la chaîne, cela évite les erreurs dues à la reprise manuelle de données et permet d’alléger la charge mentale des équipes.