L’utilisation de logiciels au sein des collectivités est avantageuse sur plusieurs points. Elle permet d’optimiser la gestion de la relation avec les usagers, tout en améliorant la qualité des services. Elle peut également vous aider à mieux gérer vos projets et faciliter le plan financier au sein de votre organisation. Quels sont alors les logiciels à prévoir pour booster votre efficacité et améliorer la satisfaction des usagers ? Faisons le point sur la question pour y voir plus clair !

Collectivités : pourquoi investir dans des logiciels ?

Investir dans des logiciels performants et multifonctionnels ne peut être que favorable pour les collectivités. Ces outils sont synonymes de gain de temps et d’efficacité. Ils vous permettent en effet d’automatiser plusieurs tâches chronophages, et de mieux gérer et de suivre facilement les demandes et les dossiers. Ils vous permettent de proposer une meilleure expérience aux usagers, notamment grâce à la numérisation des démarches.

Leur usage est également intéressant pour l’organisation interne au sein des collectivités. Ils permettent de communiquer efficacement au sein des services internes ainsi qu’avec les usagers, et simplifient le partage d’informations. La centralisation des dossiers permet à tous les agents d’accéder aux données en temps réel. De plus, les logiciels sont déclinés en différentes versions, avec des fonctionnalités variables selon vos besoins.

Les logiciels de gestion de la relation citoyenne

Les logiciels de gestion de la relation citoyenne sont vivement recommandés. En guise d’exemple, l’outil créé par Synbird vous accompagne dans la gestion de la relation citoyenne et vous permet d’avoir une idée sur les diverses fonctionnalités.

En plus d’optimiser le traitement des différentes demandes, ils sont un choix judicieux pour rendre les démarches plus simples pour les usagers. C’est un moyen de dématérialiser les divers processus pour accélérer et fluidifier les services. Il suffit d’opter pour un logiciel intuitif, ergonomique et facile à prendre en main.

De leur côté, vos agents pourront accéder au back-office rapidement afin de garantir le traitement des demandes des usagers. L’attribution des tâches et l’échange avec les usagers se feront aussi en toute facilité sur le même logiciel. Certains outils mettent à disposition une fiche récapitulant tous les échanges entrants et sortants avec l’usager.

Les outils de gestion de projet pour les collectivités

La gestion de projet demande également du temps et de l’efficacité. C’est pourquoi il est vivement recommandé de recourir à un logiciel dédié pour faciliter le suivi, l’organisation et la planification des tâches. Cet outil permet aussi de simplifier la communication et la collaboration. En ayant un aperçu sur l’avancement de chaque projet, vous avez la possibilité de prendre les bonnes décisions afin de respecter les délais et le budget.

Les outils de prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous et leur gestion sont également des tâches plus ou moins complexes, particulièrement lorsque les canaux utilisés sont diversifiés. Voilà pourquoi il est vivement recommandé de proposer un outil de prise de RDV en ligne pour améliorer ce service et simplifier l’organisation internet.

Cela est plus pratique pour les usagers, car ils pourront réserver l’horaire qui leur convient à tout moment depuis la plateforme. Mais c’est également une option pour éviter les RDV non honorés et les doublons. Ces outils permettent d’envoyer un rappel automatiquement aux usagers. Et tous les agents peuvent suivre l’agenda partagé en temps réel pour repérer les horaires déjà réservés.

Une gestion financière simplifiée grâce au numérique

Enfin, la gestion financière mérite aussi d’être optimisée au sein d’une collectivité. Un logiciel en ce sens sera plus qu’utile. Il vous permet de garantir la fiabilité et la pertinence de vos prévisions financières. Grâce à cet outil, vous pouvez facilement analyser les dépenses et les recettes selon vos besoins. Même les factures peuvent être contrôlées via ce logiciel. Le suivi budgétaire est garanti, et vous pouvez bénéficier d’un accompagnement pour exécuter vos différents projets dans les meilleures conditions. Privilégiez un logiciel facile à utiliser et intuitif, qui peut vous guider dans les différentes tâches à réaliser ou encore les échéances à respecter.

Comme vous pouvez le constater, de nombreux logiciels peuvent être adoptés au sein de votre collectivité. La numérisation des diverses tâches vous fera gagner en efficacité et en temps. Ces outils amélioreront les services proposés et permettront aux usagers de profiter d’une expérience plus rapide, plus pratique et plus fluide. Certains logiciels viennent optimiser l’organisation interne, tels que les logiciels de gestion financière ou de prise de rendez-vous. Dans tous les cas, choisissez vos outils avec soin en vous intéressant aux différentes fonctionnalités proposées.